Pourquoi et comment utiliser le communiqué de presse

Les journalistes reçoivent des dizaines de communiqués de presse quotidiennement. Capter leur attention et sortir du lot est une mission en soi. Avec les nouvelles technologies, les médias sociaux et les stratégies de communication marketing pour attirer l’attention, deux questions essentielles se posent : quand faut-il réellement envoyer un communiqué de presse et comment en rédiger un qui soit efficace ?

Pourquoi utiliser le communiqué de presse?

Le premier point à prendre en considération est la nouvelle, c’est-à-dire le message à transmettre. Est-elle d’intérêt public? Va-t-elle réellement attirer l’attention des médias? Pourquoi devrait-il publier votre nouvelle plutôt qu’une autre? L’envoi d’un communiqué de presse dans le seul but d’être remarqué par les journalistes est une bien mauvaise idée. Non seulement ils reçoivent beaucoup de communiqués, mais ils risquent de ne plus ouvrir les courriels provenant d’une compagnie qui n’offre jamais rien de croustillant à se mettre sous la dent!

Pour informer

La principale raison d’utiliser le communiqué de presse est d’informer les médias, la population ou l’industrie. La nouvelle doit être récente et intéressante. Le contexte environnemental et le secteur d’activités dans lesquels évolue l’entreprise sont également à prendre en considération. Le communiqué d’une entreprise prospère en région a beaucoup plus de chance d’être repris dans les médias locaux que dans ceux d’une grande ville comme Montréal.

Exemples de situations appropriées pour l’envoi d’un communiqué d’information :

• Organisation ou tenue d’un événement;
• Annonce officielle ;
• Acquisition ;
• Entrée en bourse ;
• Lancement d’un produit, d’un service, d’une technologie ou d’un procédé;

Pour envoyer une invitation

Dans certains cas, les médias se déplaceront à un événement pour en apprendre davantage, prendre des images et faire des entrevues. D’autres fois, ils écriront un article pour avertir la population de la tenue de l’événement. Dans les deux cas, il faut envoyer un communiqué d’invitation médiatique.

Exemples de situations appropriées pour l’envoi d’un communiqué d’invitation :

• Conférence de presse ;
• Point de presse ;
• Tenue d’un événement ou d’une activité ;
• Lancement d’un produit, d’un service, d’une technologie ou d’un procédé.

Pour réagir par une prise de parole

Diriger une entreprise, c’est annoncer les bonnes nouvelles et, parfois, discuter des mauvaises! Dans ce cas-ci, il est plutôt question de gestion de crise. Lorsqu’un événement malheureux arrive au sein d’une entreprise, il est parfois impossible de le passer sous silence. Elle doit parfois réagir publiquement, et prendre la parole rapidement c’est contrôler son message. Le communiqué de presse est souvent utilisé à cette fin, et pour cause : c’est qu’en plus d’informer les journalistes et le public, il permet parfois de gagner du temps avant de prendre la parole dans le cadre d’une conférence ou d’un point de presse.

Exemples de situations pour l’envoi d’un communiqué de réaction :

• Accident SST majeur ;
• Décès d’un employé pendant son quart de travail ;
• Mise à pied importante ;

Comment rédiger un communiqué de presse?

Le contenu et son positionnement

La rédaction d’un bon communiqué de presse est un art. Il faut savoir mettre en valeur l’information et bien la doser. Il faut aussi être concis, car, à trop mettre de texte, on risque d’assommer les journalistes – c’est d’autant plus vrai qu’ils en reçoivent tellement au quotidien.

Le communiqué se rédige à la manière d’un article de journal : on livre clairement le cœur de la nouvelle, le punch, dès le début et on enchaîne avec le reste des informations à transmettre. Mais attention, pas dans n’importe quel ordre! Les paragraphes doivent être écrits en ordre décroissant d’importance. Ainsi, plus le lecteur progresse dans le communiqué, plus l’information est complémentaire.

La structure du communiqué de presse à respecter

Exemple de communiqué de presse avec la structure à respecter

1. Le logo.  Insérez le logo de votre entreprise tout en haut à gauche pour afficher vos couleurs et informer les journalistes que la nouvelle vous concerne.

2. Pour diffusion immédiate ou sous embargo? Un peu plus bas que le logo, mais tout à droite, écrivez en majuscules qu’il s’agit d’un communiqué de presse. Sous les mots COMMUNIQUÉ DE PRESSE, indiquez si l’information divulguée peut être diffusée immédiatement. Dans le cas contraire, utilisez le mot « Embargo » et ajoutez la date à laquelle les journalistes pourront publier l’information.

3. Le titre du communiqué est un élément important. Uniquement en le lisant, le journaliste doit comprendre de quoi il s’agit. De plus, c’est en lisant le titre qu’il décidera si la nouvelle est pertinente à ses yeux. Il faut donc qu’il lui donne envie de lire la suite du communiqué. Par conséquent, le titre sera bref et construit selon l’ordre sujet, verbe, complément. Dépendamment de la nouvelle, il peut être pertinent d’insérer un sous-titre pour appuyer le titre.

4. Le préambule, également appelé le lead, est constitué de la nouvelle dans son ensemble. Il débute avec le nom de la ville et la date d’envoi du communiqué. Dans le cas d’un communiqué sous embargo, inscrivez la date à partir de laquelle il pourra être diffusé. Par la suite, en trois ou quatre lignes, annoncez votre nouvelle en répondant aux questions qui et quoi.

5. La citation. En plus d’être très intéressante pour un journaliste, la citation vient appuyer la nouvelle et augmenter sa crédibilité. Président, directeur, responsable des communications et porte-parole sont des personnes clés pour obtenir une opinion ou un commentaire sur la situation.

6. Les intertitres. Dans les quelques paragraphes qui suivront le préambule, vous devrez expliquer le comment et le pourquoi de votre nouvelle. Servez-vous d’intertitres pour différencier vos paragraphes, faciliter la lecture et annoncer leur contenu dès le début.

7. La photo, si c’est pertinent. La photo ne s’applique pas à tous les types de nouvelles. Toutefois, elle est bien utile pour un journaliste qui ne peut pas se déplacer à un événement, à une conférence de presse, etc. De plus, un article est beaucoup plus stimulant à lire lorsqu’il est accompagné d’une image.

8. À propos de votre entreprise. Dans cette section, décrivez qui vous êtes et parlez de vos services en trois ou quatre lignes.

9. Le code « – 30 – ». Ce code propre au monde des médias sert à indiquer aux journalistes et chefs de pupitre qu’il s’agit de la fin de l’information à publier.

10. La personne-ressource à rejoindre. Après le fameux « – 30 – », indiquez le nom de la personne-ressource (la source) à joindre pour obtenir plus d’information. C’est cette personne que les journalistes appelleront pour faire une entrevue, obtenir plus de visuels ou simplement poser des questions.

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